1.稱呼：尊敬的某某某，(最好用職稱)
2.有正文，你要表達的意思用書面語來寫，用語氣敬辭，請，您，謝謝等，傳文件一定要用附件來上傳，並對附件進行正確命名(以實際情況來命名，避免直接叫做新建文檔)，字體，四號，宋體。
3.有結束語，謝謝您，辛苦了等等，表達感激之情。 4.寫姓名和日期，留下聯繫方式，以便及時聯繫到本人。關於主題
主題要提綱挈領，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄裏用短短的幾個字概括出整個郵件的內容，便於收件人權衡郵件的輕重緩急，分別處理。
1.一定不要空白標題，這是最失禮的。
2.標題要簡短，不宜過長，不要讓outlook用~~~才能顯示完你的標題。
4.標題要能真實反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“王先生收”。也不要用胡亂無實際內容的主題，例如：“嘿!”或是“收着!”。
5.一封信儘可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便於日後整理。
6.可適當用使用大寫字母或特殊字符(如“*、!”等)來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。
7.回覆對方郵件時，應當根據回覆內容需要更改標題，不要RERE一大串。
8.最最重要的一點，主題千萬不可出現錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。
關於稱呼與問候
1.恰當地稱呼收件者，拿捏尺度
郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的迴應;在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。
如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“X經理”;如果不清楚職務，則應按通常的“X先生”、“小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高於自已的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“DearXXX”，顯得很熟絡。
關於格式，稱呼是第一行項格寫。
最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。
結尾常見的寫個BestRegards，中文的寫個“祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應完全使用信件標準格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為換行頂格寫。俗話説得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待
正文
l正文要簡明扼要，行文通順
Email正文應簡明扼要的説清楚事情;如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然後單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。
正文行文應通順，多用簡單詞彙和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐憎。
2.注意Email的論述語氣
根據收件人與自已的熟絡程度、等級關係;郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。
尊重對方，請、謝謝之類的語句要經常出現。 l正文多用1234之類的列表，以清晰明確。
如果事情複雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的説明。保持你的每個段落簡短不過長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。
4.一次郵件交待完整信息
最好在一次郵件中把相關信息全部説清楚，説準確。不要過兩分鐘之後再發一封什麼“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。
5.儘可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查
這是對別人的尊重，也是自已態度的體現。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開，如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。
在郵件發送之前，務必自已仔細閲讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。
6.合理提示重要信息
不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閲讀。
7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述對於很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。
附件
1.如果郵件帶有附件，應在正文裏面提示收件人查看附件
2.附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載後管理
3.正文中應對附件內容做簡要説明，特別是帶有多個附件時
4.附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件
5.如果附件是特殊格式文件，應在正文中説明打開方式，以免影響使用
6.如果附件過大(不宜超過2MB)，應分割成幾個小文件分別發送
語言的選擇和漢字編碼
1.只在必要的時候才使用英文郵件
英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛鍊英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應該使用英文郵件交;如果收件人是其他國家和地區的華人，也應採用英文交流，由於存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區可能顯示成為亂碼天書。
2.尊重對方的習慣，不主動發起英文郵件
如果對方與你的郵件往來是採用中文，請不要自作聰明的發送英文郵件給他;如果對方發英文郵件給你，也不要老土的用中文回覆。
3.對於一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。
4.選擇便於閲讀的字號和字體
中文老實點用宋體或新宋體，英文就用Verdana或Arial字型，字號用五號或10號字即可。
不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵件。
不要為突出內容而將字號設置過大，拉滾動條是很麻煩的事情;也不要過小，費神又傷眼睛。結尾簽名
每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人信息。雖然你的朋友可能從發件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。
1.簽名信息不宜過多
2.不要只用一個簽名檔
對內，對私，對熟悉的客户等羣體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。對於正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在outlook中設置多個簽名檔，靈活調用。
3.簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免出現亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些。
時髦風
